L’environnement de travail, la clé de voûte de l’expérience collaborateur ?

Publié le : 20/02/23
  • Alors que le taux d’occupation des bureaux tertiaires est passé sous la barre des 50 %, une question se pose : comment donner aux collaborateurs l’envie de revenir au bureau ?

    D’après les témoignages des experts et utilisateurs interrogés, la réponse est claire : il faut repenser l’environnement de travail en se focalisant, non plus sur le bâtiment et l’aménagement d’espace, mais sur celles et ceux qui l’occupent. Cette vision doit être guidée par l’amélioration de l’expérience collaborateur. Découvrez comment avec David Lanter, Directeur Wx et Eelco Ruiter, Directeur Space Design de Sodexo Entreprises.

    Répondre aux nouvelles attentes : un impératif pour attirer et retenir les talents

    Hier encore, le présentiel était la norme, une évidence, un prérequis à l’exercice de son métier. Plus maintenant. La crise sanitaire et ses confinements successifs ont imposé le recours au télétravail à bien des entreprises, et créé de nouvelles attentes chez leurs collaborateurs. 

    Né de la contrainte, ce travail hybride montre ainsi toute une série d’atouts : gain de temps important, grande flexibilité, efficacité accrue... si bien qu’en l’espace de quelques mois, il s’est démocratisé. Désormais, comment convaincre ses collaborateurs de revenir même partiellement au bureau ? C’est une des questions majeures, sinon la priorité des employeurs dans leur besoin d’accompagnement aujourd’hui.

    Fort d’une expertise pointue dans la stratégie et la conception d’environnement de travail, Sodexo Entreprises accompagne ses clients partout en France dans leurs projets de Design d’Expériences Collaborateurs, explique David Lanter, Directeur de la corp-up Wx France de Sodexo Entreprises : « Une approche centrée sur l’humain est essentielle à l’heure où la crise sanitaire a complètement remis en question la façon dont les entreprises travaillent. »

    Penser des espaces qui favorisent la collaboration

    Il y a en effet urgence, tant la crise du Covid-19 a impacté le monde du travail en profondeur. Plusieurs vagues historiques de démissions – on en dénombrait plus de 523 000 rien qu’au premier trimestre 2022 –, associées à l’hybridation du travail, sont venues chambouler la composition même des équipes. Ces transformations profondes sont source d’incertitude et de stress pour tous, dès le parcours de recrutement : difficile de saisir les codes et la culture de l’entreprise pour les nouveaux arrivants intégrant ce monde du travail hybride.

    “Trop peu nombreux, les espaces de collaboration sont saturés, et les espaces de travail individuels sont délaissés”, analyse David Lanter. D’où l’importance de se focaliser sur l’expérience collaborateur, et disposer de lieux où l’on peut facilement se croiser, se rencontrer et échanger. Ces espaces inspirants offrent aux utilisateurs de nouvelles opportunités de collaboration. Ils leur permettent de créer de nouveaux liens, de faire émerger des idées nouvelles, de travailler la cohésion des équipes, et de booster les synergies.

    Comprendre les usages et ressentis des collaborateurs

    Au travers de son entité dédiée Wx, Sodexo Entreprises intervient en amont des projets de transformation en tant que conseiller stratégique pour accompagner les entreprises dans la réinvention de leurs environnements de travail. Le périmètre d’action est très vaste. Il couvre les quatre dimensions clés de l’environnement de travail, c’est-à-dire aussi bien les espaces et pratiques de travail que les technologies mises à disposition et les services proposés. 

    Le point de départ de notre réflexion, c’est cette question : « quelle expérience veut-on faire vivre aux salariés et aux visiteurs afin de garantir à la fois confort, efficacité et attachement à l’entreprise ? ». On traduit ensuite cette expérience en besoins – en termes d'immobilier, de services, de technologie…– pour construire une stratégie d’environnement de travail parfaitement adaptée à la façon dont les gens travaillent.

    David Lanter, directeur Wx, Sodexo Entreprises

    Un diagnostic cousu main 

    Parce que chaque entreprise est unique, il est impossible d’arriver avec un programme préétabli. Il faut très finement étudier chaque entreprise pour comprendre sa culture, son organisation, ses enjeux spécifiques, son degré de maturité, et surtout l’expérience qu’elle souhaite faire vivre à ses collaborateurs. Pour établir ce diagnostic, Sodexo Entreprises s’appuie sur une approche holistique à la fois qualitative et quantitative, mêlant analyse du ressenti des utilisateurs, exploitation de données chiffrées et fine compréhension des enjeux des dirigeants. 

    L’étude qualitative se base sur des observations in situ, des interviews de collaborateurs et de dirigeants, ainsi que sur des ateliers de co-création pour prendre le pouls du terrain, recueillir les attentes de chacun, faire émerger les thématiques essentielles, déterminer les besoins fondamentaux… 

    En parallèle, Sodexo Entreprises mène une étude quantitative afin d’estimer la justesse du ressenti sur le terrain grâce à des données objectives. Données d’occupation et questionnaires standardisés sont analysés et confrontés aux résultats de l’analyse qualitative pour dresser le portrait réel de l’entreprise et de ses besoins.

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    Un environnement de travail pensé dans toutes ses dimensions, pour aujourd’hui et demain

    Sodexo Entreprises met en regard la vision stratégique de l’entreprise avec la réalité du terrain, pour proposer un ensemble de solutions parfaitement adaptées à vos besoins.

    Des espaces réinventés

    Les espaces sont intégralement repensés pour accompagner de manière fluide et efficace les utilisateurs véritables au quotidien – tout en permettant une optimisation de l’empreinte immobilière. 

    S’il n’existe pas de recette unique, de grandes tendances se dessinent. La proportion de bureaux fermés, dont la fréquentation est en chute libre, est abaissée au profit d’espaces collaboratifs et fonctionnels dont le manque est généralisé. Ces lieux de vie et d’échange sont voués à devenir les cœurs battants de l’entreprise. En parallèle, les pratiques de travail sont adaptées et les règles de télétravail ajustées. Finis les postes de travail attitrés, chaque collaborateur choisit désormais librement où s’installer en arrivant le matin selon ses besoins et son activité du jour : dans son “village d'équipe” proche de ses collègues, dans une salle de créativité, dans une bulle acoustique pour un call, dans un espace de travail informel… Et cette flexibilité s’étend aux espaces eux-mêmes, qui ne sont pas figés, mais conçus pour évoluer dans le temps et s’adapter à l’émergence de nouveaux usages.

     

    Designer des espaces inspirants

    Le règne des bureaux figés et de l’open space impersonnel est révolu. Il faut redonner du sens aux espaces de travail, les rendre performants, utiles et accueillants, pour que les collaborateurs réinvestissent leurs bureaux. Pour aider ses clients à redessiner leurs espaces de travail, Sodexo Entreprises a développé Space Design, une corp-up composée d’experts en qualité de vie au travail pilotée par Eelco Ruiter.

    Comment faire revenir au bureau les collaborateurs, toutes générations confondues ?

    Eelco Ruiter : En leur offrant une qualité de vie au travail exemplaire. Un bureau individuel n’a que peu de valeur aujourd’hui : rester derrière son ordinateur à écrire des emails, on peut le faire de chez soi. Il faut que le bureau offre une expérience unique, que l’on ne retrouve pas à la maison. Les espaces de travail doivent être agréables et inspirants afin de stimuler l’échange d’idées et la collaboration, et ainsi participer à la performance.

    Concrètement, comment cela se traduit ?

    ER : Nous adaptons notre proposition à chaque entreprise en fonction de sa culture et de ses besoins spécifiques. Ceci dit, de manière générale, nous faisons en sorte de mêler espaces fermés – salles de réunion de diverses tailles et équipées d’outils digitaux pour faciliter le travail à plusieurs, box pour téléphoner… – et espaces ouverts repensés dans un esprit beaucoup plus « habitat » pour favoriser la collaboration et les échanges informels. Dans notre design, et c’est la richesse de Sodexo Entreprises, nous pouvons également intégrer les services : un work café ouvert toute la journée en lieu et place d’un restaurant d’entreprise uniquement accessible sur l’heure du midi, par exemple, va complètement changer la dynamique.

    Les exemples de projets architecturaux splendides mais incommodes au quotidien ne manquent pas. Comment Space Design s’assure-t-elle d’être connectée à la réalité du terrain ?

    ER : Nous avons la chance de faire partie intégrante de Sodexo Entreprises, ce qui nous assure un lien constant avec le terrain, ses problématiques opérationnelles, ses contraintes d’exploitation… Les architectes de Space Design connaissent les usages véritables des occupants et leur réalité quotidienne : ils sont en mesure d’apporter leur multicompétence – architecture, services, digitalisation et Facility Management – pour élaborer des solutions précises garantissant une utilisation et une exploitation fluide et pertinente des sites.

    La notion de confort est-elle importante ?

    ER : Très, car c’est une puissante force d’attraction. Disposer de canapés confortables, de la possibilité de déguster en tout temps un excellent cappuccino ou une part de cake qui sort du four (et ce sans débarrasser ni faire la vaisselle), c’est indubitablement agréable. Mais même sans considérer cette dimension servicielle, l’aspect sensoriel d’un espace est déterminant. Il suffit en effet de quelques secondes pour savoir si on va se sentir bien quelque part. Nous prêtons donc une attention particulière à la lumière naturelle, au choix des coloris, à l’acoustique, au mobilier, à l’utilisation de matières de qualité telles que le bois… Les utilisateurs ressentent cette qualité, cette attention au détail, ce souci de leur proposer des espaces conçus pour leurs usages. Et cela les aide à se réapproprier ces espaces auparavant délaissés.

    Dans un monde qui change à toute vitesse, est-ce que les espaces sont pensés de façon à pouvoir évoluer, s’adapter à différentes utilisations ?

    ER : Absolument, même si ce ne sont pas les espaces eux-mêmes mais le mobilier – modulaire, facilement déplaçable, réorganisable – qui va permettre cette flexibilité selon les usages.

    Quel est le futur de Space Design ?

    ER : Nous allons continuer à aider les entreprises à redonner du sens à leurs espaces de travail en collant au plus près de leurs besoins. Et ce, tout en réduisant leur empreinte immobilière. Notre credo reste le même : proposer des espaces optimisés qui soient à la fois utiles, multifonctionnels, qualitatifs et durables au service du Design d’Expériences Collaborateurs.

     

    Des technologies pour faciliter la vie

    Un autre élément indispensable au quotidien est de pouvoir disposer de la bonne technologie, au bon moment. Un exemple parmi tant d’autres concerne les réunions hybrides, c’est-à-dire les réunions mélangeant présentiel et distanciel. Sans une connexion au Wi-Fi stable, et sans dispositif de visioconférence performant, ces réunions hybrides deviennent un véritable obstacle à la bonne entente des différentes parties et peuvent même entacher l’image de l’entreprise. De même, on s’attend aujourd’hui à pouvoir travailler à plusieurs mains sur les mêmes documents, au moment qui arrange chacun. Disposer d’outils permettant le travail asynchrone est en ce sens une nécessité.

    Sodexo Entreprises propose également de déployer des technologies permettant d’optimiser l’occupation des espaces – places de parking, salles de réunion… – en déterminant qui est là et à quel moment. Parce qu’il peut être frustrant d’avoir à réserver sa salle de réunion, Sodexo Entreprises facilite l'évacuation de ce besoin en prévoyant des espaces capables d’accueillir des pics d’activité.

    Des services ad hoc premium

    L’un des avantages majeurs de Sodexo Entreprises est cette capacité à aisément mobiliser pour tous types de clients un vaste panel de services, qui constituent son cœur de métier historique. La restauration est bien sûr ici sous-entendue, mais également l’ensemble du Facility Management (FM), depuis l’accueil, le nettoyage, jusqu’à la maintenance technique, le courrier… A cet égard, Sodexo Entreprises saura adapter ses prestations au niveau d’exigence de ses clients dans une logique de co-construction permanente.

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